Her er en komplet guide til alt, hvad du skal vide og være opmærksom på ved afholdelsen af indflytningssynet og udfærdigelsen af indflytningsrapporten.
Advokat
Det er særdeles vigtigt at overholde reglerne om indflytningssyn og indflytningsrapport, eftersom de er sanktionere i lejeloven.
Udlejer taber sin ret til at kræve istandsættelse ved fraflytning, hvis der ikke er 1) afholdt indflytningssyn, 2) udarbejdet indflytningsrapport og 3) indflytningsrapporten er korrekt udleveret til lejeren. Læs denne artikel, så er du sikker på, at få gjort det korrekt og huske det hele.
I dette afsnit beskrives reglerne om indflytningssyn i relation til boliglejemål.
Når man lejer en bolig, er det af stor betydning at etablere klare og ensartede forventninger mellem lejer og udlejer angående lejemålets tilstand ved indflytning. Ved at arrangere et syn ved indflytningen og lave en indflytningsrapport kan man dokumentere lejemålets stand på dette tidspunkt. På denne måde kan man ofte undgå en del problemer og misforståelser. Dermed mindskes risikoen for konflikter mellem lejer og udlejer ved lejemålets afslutning. Hvis der ikke er dokumentation for lejemålets tilstand ved indflytning, kan det være svært at fastslå, hvem der er ansvarlig for eventuelle skader eller mangler ved lejemålet, når lejeforholdet ophører. Dette kan føre til konflikter mellem lejer og udlejer om, hvorvidt eventuelle skader eller mangler var til stede ved indflytning, eller om de opstod i løbet af lejeperioden.
Ved at gennemføre en besigtigelse ved indflytningen og sammen udarbejde en indflytningsrapport mellem udlejer og lejer, kan udlejeren og lejeren dokumentere lejemålets stand ved indflytning. ” - Jan Blicher Grunnet
På denne måde kan både udlejer og lejer justere deres forventninger til istandsættelse ved fraflytning. Ifølge lejelovens § 90 skal skal nogle udlejere pligtmæssigt gennemføre et indflytningssyn og udarbejde en indflytningsrapport i forhold til boliglejemål. Dette understreger blandt andet vigtigheden af at dokumentere lejemålets tilstand ved indflytning.
Formålet med synet er at se samt dokumentere lejemålets stand ved overtagelsen. Det er både i forhold til den indvendige vedligeholdelsesstand (maling, hvidtning, behandling af gulve samt tapetsering). Samtidigt skal også tilstanden af bygningsdele og indretninger i det lejede - omfattet af den udvendige vedligeholdelse - konstateres og registreres under synet, således at det er muligt senere hen ved fraflytning er muligt at fastslå omfanget af lejerens pligt til istandsættelse.
Ved indflytning i et boliglejemål er det vigtigt at konstatere eventuelle forhold, der kræver udlejerens opmærksomhed, som f.eks. defekte installationer. Det er også vigtigt at notere mindre forhold, der ikke er kritiske, men som lejeren skal undgå at blive ansvarlig for ved fraflytning. Sådanne forhold kan omfatte rent kosmetiske problemer. Det er afgørende at have en lejekontrakt på plads for at sikre, at alle disse forhold er klart defineret og håndteres i overensstemmelse hermed.
Efter lejeloven skal udlejere, der udlejer mere end én beboelseslejlighed, lave et indflytningssyn - og dermed syne beboelseslejligheden sammen med lejeren - i forbindelse med indflytningen. Udlejeren skal også efter denne bestemmelse udarbejde en indflytningsrapport. Lejer skal indkaldes til indflytningssynet.
Det er uden betydning om beboelseslejlighederne er placeret i samme eller forskellige ejendomme, og hvis udlejer har to eller flere boliglejligheder, er der en forpligtelse til at gennemføre et indflytningssyn. ” - Jan Blicher Grunnet
Det er antallet af beboelseslejligheder, der er udlejet af udlejeren på tidspunktet for lejekontraktens indgåelse, der afgør, om udlejeren skal overholde reglerne og gennemføre et indflytningssyn. Det er vigtigt at have en klar og detaljeret lejekontrakt på plads, der beskriver alle aspekter af udlejningsaftalen, inklusiv forpligtelser for både udlejer og lejer ved indflytning.
Udlejer du kun én enkelt beboelseslejlighed er du som udlejer ikke forpligtet til at afholde et indflytningssyn og udarbejde en indflytningsrapport. Men det er stadigvæk en god ide, at holde et indflytningssyn og lave en indflytningsrapport, eftersom det kan være med til at undgå problemer senere hen ved fraflytningen.
Det præciseres også, at det er antallet af lejede beboelseslejligheder, der er afgørende for, om udlejeren skal afholde syn, og at det normalt vil ske ved lejeforholdets start.
Hvis lejeren ikke har selvstændig køkkenadgang, så er der ikke pligt til at udarbejde en indflytningsrapport ved lejeforholdets start ifølge lejelovens § 90, stk. 2.
De obligatoriske regler for indflytningssyn gælder også for blandede lejemål, der omfatter både beboelses- og erhvervslokaler. Det er vigtigt for både udlejere og lejere at forstå, at reglerne om lejekontrakt og indflytningssyn kan variere afhængigt af type og størrelse af det pågældende lejemål. Derfor er det afgørende at have en lejekontrakt, der tydeligt og klart beskriver alle vilkår og forpligtelser, både for udlejeren og lejeren, for at sikre en gennemsigtig udlejningsaftale.
Selvom der ikke er krav om indflytningssyn i alle lejeforhold, anbefales det, at både udlejer og lejer gennemgår lejemålet sammen og noterer eventuelle mangler og fejl, inden lejeren flytter ind.
Det anbefales, at det indsættes i lejekontrakten, hvor indflytningssynet skal afholdes. Du kan se mere om lejekontrakten her og du kan også anvende vores online digitale lejekontrakt, hvor vi har lavet formuleringer til dig om korrekt indkaldelse til indflytningssyn i boligen.
Ifølge § 90 i lejeloven, er det påkrævet for udlejere, der udlejer mere end én beboelseslejlighed at indkalde lejeren til indflytningssynet. Der findes ingen faste regler for tidspunktet eller fremgangsmåden ved indkaldelsen af lejeren. Det er dog forudsat, at udlejeren giver tilstrækkelig varsel, så lejeren har mulighed for at forberede sig til deltagelse.
I lejekontrakten kan der i § 11 indsættes denne formulering:
"Lejemålets stand ved indflytning konstateres ved et indflytningssyn. Lejer indkaldes hermed til indflytningssyn i lejemålet d. [INDSÆT DATO OG KL]. Lejer modtager på dette tidspunkt nøgler."
Du kan se mere om udfyldelse af lejekontrakten her.
Det er op til udlejeren at beslutte, hvordan lejeren skal indkaldes til synet, da der ikke er nogen krav om skriftlighed. Det er dog vigtigt for udlejeren at sikre sig, at der er tilstrækkeligt bevis for, at lejeren er blevet indkaldt til synet.
Samtidigt skal indflytningssynet afholdes så tæt på indflytningsdatoen som muligt. Den tidsmæssige tilknytning til indflytningsdatoen er for at sikre, at der udarbejdes en indflytningsrapport, som reflekterer og fastslår boligens tilstand ved lejerens indflytning. Det er vigtigt at huske på, at jo længere tid der går, jo sværere bliver det at fastslå, om en mangel var til stede ved indflytning. Synet registrerer også tilstanden af bygningsdele og indretninger i det lejede, som er omfattet af den udvendige vedligeholdelse. Lejeren har ret til at inddrage beboerrepræsentationens i indflytningssynet.
Formålet med indflytningssynet er at undersøge og fastslå lejemålets tilstand. I denne forbindelse skal der både tages stilling til den indvendige vedligeholdelse, hvilket omfatter maling, hvidtning, tapetsering og lakering af gulve.” - Jan Blicher Grunnet
Og i tillæg hertil skal tilstanden af bygningsdele og indretninger, der er omfattet af den udvendige vedligeholdelse også konstateres.
Ved indflytningssynet registreres både forhold, som skal udbedres af udlejeren, og forhold, der blot skal noteres, så lejeren ikke senere hæfter for dem ved fraflytning. Det er vigtigt at være opmærksom på begge typer af forhold, da de kan have indflydelse på ens rettigheder og pligter som udlejer og lejer. Det anbefales derfor at være grundige ved gennemgangen af lejemålet ved indflytningssynet og få alle relevante oplysninger noteret i indflytningsrapporten. Dette vil sikre en nemmere opgørelse af kravene ved fraflytningen, og samtidig give lejeren en mere klar indikation af, hvad der forventes af dem i forhold til eventuelle nødvendige reparationer og vedligeholdelse.
De forhold, som konstateres ved gennemgangen af lejemålet i forbindelse med afholdelsen af indflytningssynet, skal noteres i en indflytningsrapport. Indflytningsrapporten skal indeholde alle relevante oplysninger om lejemålets tilstand og skal dermed bruges som dokumentation for lejemålets oprindelige tilstand ved indflytningen. Indflytningsrapporten anvendes således senere hen i tilfælde af tvister mellem udlejer og lejer ved fraflytningen. Rapporten vil således kunne give en klar indikation af, hvad der forventes af lejer i forhold til istandsættelse ved fraflytning, og kan dermed hjælpe med at undgå potentielle konflikter mellem lejer og udlejer. Huslejenævnet anvender indflytningsrapporten og eventuelle mangellister i forbindelse med tvister ved fraflytningen. Det er derfor afgørende at tage indflytningssynet seriøst og sikre, at alt væsentligt ved lejemålet bliver registreret korrekt i rapporten.
Indflytningsrapporten kan være med til at undgå eventuelle tvister ved fraflytning, eftersom der er klarhed over standen ved indflytning. Det er ikke altid, at parterne kan huske tilstanden af lejemålet, hvis der er gået mange år.” - Jan Blicher Grunnet
Uanset lejemålets stand ved indflytning, kan der inddrages fotodokumentation i ved indflytningssynet og ved udarbejdelsen af indflytningsrapporten. Det er vigtigt at notere alle relevante oplysninger om lejemålets tilstand. Det kan eksempelvis være, om lejemålet var nymalet ved indflytning på alle flader. Dette er et forhold, som ofte kan give anledning til konflikter ved fraflytning, og derfor er det vigtigt, at indflytningsrapporten er detaljeret. Rapporten vil hjælpe med at afstemme forventningerne til eventuelle istandsættelseskrav ved fraflytning.
Der er ingen faste retningslinjer eller formkrav til, hvordan indflytningsrapporten skal udarbejdes, men fotodokumentation kan være en hjælp. Det er dog væsentligt, at indflytningsrapporten udarbejdes og opstilles således, at det er nemt og overskueligt for både udlejer og lejer at finde ud, hvordan tilstanden var i de forskellige rum i lejemålet ved indflytning. Det er derfor vigtigt at sikre, at indflytningsrapporten er tilstrækkeligt detaljeret. Rapporten bruges som dokumentation i eventuelle tvister om lejerens istandsættelsespligt ved fraflytning.
Indflytningsrapporten skal udleveres til lejeren ved indflytningssynet eller sendes digitalt. Hvis lejeren ikke er til stede ved indflytningssynet eller nægter at kvittere for modtagelsen af indflytningsrapporten, skal den sendes til lejeren senest to uger efter indflytningssynet. Det er vigtigt at få udarbejdet og udleveret indflytningsrapporten korrekt, eftersom der ellers kan opstå problemer senere hen ved krav om istandsættelse overfor lejer.
Det er således udlejerens ansvar at få udleveret indflytningsrapporten til lejeren. Udlejeren kan eksempelvis opfylde kravet om at udlevere indflytningsrapporten ved at sende en kopi af rapporten til lejeren på e-mail på indflytningssynet, hvor lejeren derefter kan kvittere for modtagelsen via mobiltelefon eller lignende. Dette kan også gøres som en funktionalitet i indflytningsrapporten.
Hvis lejeren ikke er til stede ved indflytningssynet eller af en eller anden årsag ikke kan kvittere for modtagelsen af indflytningsrapporten på indflytningssynet - eksempelvis fordi lejeren ikke har adgang til de nødvendige elektronik, som en mobiltelefon - vil det ikke være udlejerens ansvar. I sådanne tilfælde kan udlejeren sende indflytningsrapporten til lejeren senest 2 uger efter indflytningssynet.
For at sikre en gnidningsfri proces omkring udlevering af indflytningsrapporten på indflytningssynet, kan udlejeren i indkaldelsen til indflytningssynet gøre lejeren opmærksom på, at 1) indflytningsrapporten vil blive udleveret digitalt via e-mail og 2) at lejeren selv skal sørge for at have mulighed for at læse og kvittere for modtagelsen af e-mailen under indflytningssynet. Lejeren kan eksempelvis medbringe en mobiltelefon, hvor der via mail kan kvitteres for modtagelsen af mailen fra udlejeren, hvor indflytningsrapporten er indeholdt.
Hvis lejeren ikke medbringer nødvendigt udstyr eller undlader at kvittere for modtagelsen, kan udlejeren sende rapporten til lejeren senest 2 uger efter indflytningssynet, herunder eksempelvis via e-mail. Det er dog tilstrækkeligt, at indflytningsrapporten er blevet fremsendt på indflytningssynet, og det er ikke nødvendigt at sende indflytningsrapporten igen efter indflytningssynet afholdelse.
Det er ikke muligt at udlevere indflytningsrapporten i et digitalt format på indflytningssynet, såfremt der er aftalt anden form for kommunikation eller hvis lejeren er fritaget for offentlig digital post eller har fravalgt digital kommunikation. Dog kan parterne aftale på synet, at rapporten kan udleveres digitalt til lejeren.
Af bevismæssige årsager bør udlejer altid sørge for, at lejeren kvitterer for modtagelsen af indflytningsrapporten, hvis den sendes pr. e-mail.
I tilfælde af, at lejeren ved indflytningssynet underskriver indflytningsrapporten, udgør underskriften ikke en bindende aftale om lejemålets stand ved indflytning. Lejeren bevarer sin ret til at gøre krav om afhjælpning af eventuelle mangler gældende. Lejerens krav skal gøres gældende indenfor 2 uger efter lejeforholdets start.
Parterne behøver ikke at blive enige om indholdet i indflytningsrapporten. Det er udlejerens ansvar at udarbejde indflytningsrapporten, som beskriver lejemålets stand ved indflytningen. Lejeren skal blot kvittere for at have modtaget indflytningsrapporten. Hvis lejeren ikke er enig i indflytningsrapportens indhold, kan lejeren efterfølgende indenfor indsigelsesfristen gøre mangler gældende og eventuelt indbringe sagen for huslejenævnet.
Korrekt dokumentation af boligens tilstand ved indflytning er en del af udlejerens ansvar og kræver en rimelig og nødvendig udgift. Disse udgifter kan betragtes som en del af udlejerens driftsudgifter og kan derfor indgå i beregningen af den omkostningsbestemte leje under udgiftsposten for administration og vicevært. Du kan læse mere her om fastsættelsen af korrekt leje.
Reglerne om indflytningssyn - indkaldelse, afholdelse, fremsendelse, tidsfrister mv. - er sanktionerede for at sikre, at de bliver overholdt. Hvis udlejeren ikke har afholdt indflytningssyn, indkaldt lejeren hertil, udarbejdet indflytningsrapport og udleveret denne til lejeren i overensstemmelse med blandt andet lejelovens § 90, stk. 1 og 2, mister udlejeren sin ret til at fremsætte krav om istandsættelse ved fraflytning. Der gøres dog undtagelse for skader, som lejeren er ansvarlig for.
Derfor er det særdeles vigtigt for udlejeren senere at kunne dokumentere, at de har opfyldt kravene, som beskrevet i denne artikel, for at undgå at miste retten til at kræve istandsættelse ved fraflytning (eller under lejeforholdets levetid).” - Jan Blicher Grunnet
Manglende overholdelse af reglerne - selvom det er tilfældigt eller ved en hændelig fejl - vil udlejer ikke længere kunne gøre krav om istandsættelse gældende som følge af almindeligt slid og ælde. Dette betyder, at udlejere ikke længere kan kræve, at lejere fjerner spor efter normal brug af boligen. Men det betyder ikke, at lejere frit kan forvolde skade på boligen, selv hvis udlejeren har undladt at overholde reglerne om indflytningssyn. Udlejeren vil stadig kunne gøre krav om istandsættelse gældende, hvis det kan dokumenteres, at lejeren har misligholdt boligen ved fejlagtig brug, fejlagtig vedligeholdelse eller uforsvarlig adfærd. Det er således i disse situationer vigtigt at skelne mellem misligholdelse og almindelig slid og ælde, når det kommer til lejerens ansvar. Misligholdelse refererer til lejerens handlinger, der resulterer i skader eller forringelse af det lejede, mens almindelig slid og ælde er en naturlig følge af normal brug over tid. Samtidig er det vigtigt at forstå, at udlejerens manglende iagttagelse af reglerne om indflytningssyn ikke fritager lejeren for ansvar i tilfælde af misligholdelse.
Det er således særdeles vigtigt for udlejere at sikre sig dokumentation for at have udført korrekt indflytningssyn i henhold til loven, så de kan bevise eventuelle mangler ved lejerens fraflytning. Dette vil også hjælpe med at undgå eventuelle tvister og retssager. Du kan læse mere om tvister og retssager i huslejenævnet og boligretten her.
Ifølge lejeloven skal lejeren reklamere over eventuelle mangler ved lejemålet senest to uger efter lejeforholdets begyndelse for at bevare sin ret til at påberåbe sig en oprindelig mangel. En indflytningsrapport, som beskriver mangler ved det lejede, kan betragtes som en sådan reklamation i henhold til lejeloven. Det er derfor vigtigt, at lejeren udarbejder en grundig indflytningsrapport og meddeler udlejeren om alle eventuelle mangler ved lejemålet inden for de første to uger af lejeforholdet. Ved at gøre dette kan lejeren bevare sin ret til at påberåbe sig oprindelige mangler senere i lejeforholdet, og ikke hæfte for disse ved fraflytningen, når der fremsættes krav om istandsættelse. Det kan også være med til senere at undgå tvister mellem udlejer og lejer.
Fristen for at meddele udlejeren om mangler ved boligen begynder fra det tidspunkt, hvor lejeren får rådighed over boligen. Det er typisk ved lejeforholdets start, og ikke fra indflytningssynet, som kun er en undersøgelse af lejemålet ved indflytningen. Ofte er datoen for indflytningssynet sammenfaldende med det tidspunkt, hvor lejeren får rådighed over boligen. Det hænger sammen med, at det typiske er, at indflytningssynet afholdes kl. 12.00 på indflytningsdagen, hvor lejerne får nøglerne til boligen.
Lejeren skal således reklamere over eventuelle mangler inden for fristen på to uger. I modsat fald mister lejeren i nogle tilfælde retten til at gøre manglerne gældende senere i lejeperioden.” - Jan Blicher Grunnet
Det er lejerens ansvar at dokumentere, at der er blevet fremsat krav om udbedring af eventuelle mangler i lejeboligen. Det anbefales derfor, at lejeren fremsætter sine krav skriftligt over for udlejeren og sørger for at have bevis for, at det er sket inden for den fastsatte frist.
2-ugers fristen til at reklamere og gøre indsigelse over for udlejeren om eventuelle mangler i boligen ikke gælder for mangler, som ikke kan opdages ved almindelig opmærksomhed eller hvis udlejeren har handlet svigagtigt. I sådanne tilfælde skal lejeren informere udlejeren så hurtigt som muligt efter, at lejeren har opdaget manglerne.
Lejeren kan sende en mangelliste til udlejeren efter at have underskrevet lejekontrakten og afholdt indflytningssyn inden for 2-ugers fristen for at fastslå lejemålets tilstand ved indflytning. Hvis manglen ikke er noteret i indflytningsrapporten, kan der imidlertid være en formodning om, at manglen ikke var til stede ved indflytningen, og det er op til lejeren at bevise, at manglerne var til stede ved lejemålets start.
Hvis udlejeren ikke reagerer på lejerens mangelliste, kan udlejeren efter omstændighederne være bundet af sin passivitet, og lejerens mangelliste kan derfor bruges som bevis.
Huslejenævnet har beføjelse til at træffe afgørelse i sager, hvor der er uenighed om, hvorvidt der er mangler ved indflytningen i den bolig, som er udlejet. Hvis der opstår uenigheder mellem udlejer og lejer om boligens stand ved indflytning, kan sagen indbringes for huslejenævnet. En afgørelse fra huslejenævnet kan betyde ændringer i indflytningsrapporten og er derfor af stor betydning.
Huslejenævnet kan undersøge boligens stand ved indflytning, herunder om boligen er nyistandsat eller hvorvidt det er nødvendigt med vedligeholdelse af boligen. Huslejenævnets afgørelse kan derfor have betydning for fastsættelsen af boligens stand ved indflytning. Desuden kan huslejenævnet ved en besigtigelse af boligen fastslå eventuelle mangler.
Du kan læse mere om huslejenævnet her, hvor vi beskriver lidt om, hvordan huslejenævnet fungerer samt hvordan man korrekt indbringer en sag for huslejenævnet.
